15 choses que vous devriez faire avant Chaque shooting photo

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Dans une autre vie, lorsque j’étais enseignant, on m’a appris à toujours utiliser un plan de leçon. Ce n’était pas seulement un plan de ce qu’il fallait faire pendant un leçon, on l’appelait aussi notre « pilote automatique ». En d’autres termes, si nous nous perdions dans le processus, nous pouvions simplement nous référer à notre plan de leçon, trouver où nous en étions et repartir de là.

Je ne vous recommande pas un plan de leçon pour chaque séance photo, mais plutôt votre propre « check list projet photo ». C’est à dire, une liste de tâches spécifiques, qui vous accompagnera pas à pas, et ceci dans n’importe quel shooting photo. 

Le but de cet exercice est d’automatiser la structure de votre flux de travail. Non seulement cela vous aidera dans votre façon de travailler, mais cela vous donnera aussi l’impression d’être plus efficace aux yeux du client et de vous assurer que vous n’êtes pas perdu dans de votre processus de travail.

Vous pouvez prendre toutes les étapes ci-dessous telles qu’elles sont ou bien, les affiner selon vos propres besoins. Les résultats doivent être similaires.

Il vous suffit de prioriser au préalable, les points de contrôle qu’il vous semble être les plus importants sur une séance photo. A partir de là, vous n’aurez plus qu’à suivre ces étapes mot à mot sans y penser et ainsi couvrir toutes les bases dont vous avez besoin.

1 - Programmer la date du shooting photo

Une fois que vous obtenez l’aval du client pour effectuer la séance photo, qu’il s’agisse d’une séance unique ou de plusieurs réservations, la première étape est de planifier une date et une heure. C’est votre priorité numéro un. Tout part de là.

Il est essentiel d’avoir un système de calendrier, tel qu’il soit. Pour ma part, j’utilise Microsoft Outlook car j’utilise un PC, mais vous pouvez également utiliser Apple Calendar sur un Mac ou une application comme Google Agenda.

Idéalement, je vous recommande d’utiliser un logiciel que vous pouvez également retrouver sur votre smartphone. Ainsi, vous aurez toutes les informations nécessaires à portée de main : nom, prénom, âge, numéro de téléphone du client, l’adresse et le type du shooting. Cela vous permettra de passer en revue toutes les exigences du client telles qu’elles vous ont été notifiées le jour de la séance photo. C’est également utile au cas où quelque chose se produirait sur le chemin du travail, de sorte que vous puissiez rapidement avertir votre client. J’ajoute même parfois des exemples d’images, d’installations d’éclairage et d’autres pensées et idées dans le calendrier.

Ce qui est important à retenir dans votre choix de logiciel de calendrier c’est qu’il doit être utilisable à partir de différents endroits (ordinateur, smartphone, tablette…).

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2 - Envoyer un mail au client

Il est fort probable que vous ayez besoin d’envoyer des mails au client, allant de quelques informations simples à divers formulaires à remplir. Afin de rester préparé et cohérent, vous vous devez d’avoir un dossier avec vos documents administratifs et formulaires que vous avez l’habitude d’envoyer à un client. A titre d’exemple, votre dossier pourrait contenir l’un ou plusieurs des éléments suivants :

  • la facture de la séance photo,
  • le formulaire de renseignement sur un nouveau client,
  • le document sur les droits d’auteur,
  • la décharge.

Deux options s’offrent à vous :

Dans le cas d’un envoi d’email à plusieurs destinataires : il vous faudra privilégier un service d’emailing, tel que Mailchimp. En effet, celui-ci  vous permettra d’envoyer des mails à toute votre liste de contacts, de gérer vos calendriers, et bien plus encore. 

En revanche, si vous souhaiter contacter un seul client par mail, il est plus facile d’envoyer des mails individuels à partir de votre messagerie habituelle. Je vous recommande d’utiliser Outlook ou Apple Calendar. Assurez-vous d’avoir coché l’option « accusé de réception » dans le cas d’un mail important à destinataire unique. 

De plus, il est important que l’objet de votre mail soit bien renseigné, qu’il soit clair et concis pour vous et vos clients.

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3 - utiliser les formulaires

Il s’agit de percevoir les dépôts, les frais et toute la paperasse que vous adorez remplir. En ce qui me concerne, je crée toujours un nouveau dossier sur mon disque dur pour chaque client, avec un sous-dossier appelé « admin » pour tous les documents et détails. Petit conseil, essayez de ne pas submerger vos clients de paperasse, mais je doit reconnaître que dans certains cas, c’est inévitable.

Je note toujours une date limite pour tout ce qui doit m’être renvoyé. Énoncez clairement une date limite pour vos propres documents et courriels. Rien ne nécessite d’être alarmant, du genre : « Le monde va s’écrouler si vous ne m’envoyez pas un document important dans les deux jours, ». Restez juste polie et le plus clair possible : « S’il vous plaît, pouvez-vous me renvoyer le document suivant  au plus tard à telle date, ainsi nous pourrons poursuivre ? »

De toute évidence, vous devez donner au client, les modalités de paiement. Il est primordial de s’y tenir. Toutes les options de paiement doivent être clairement indiquées dans les documents remis au client.

Si vous ne possédez pas encore de formulaires couvrant toutes les bases d’une séance photo, le logiciel PetaPixel est une bonne option, vous pouvez le télécharger sur leur site web. Il vous permettra de simplifier les choses et d’avoir tous les formulaires de décharge standards pour un client sur votre site Web. Cependant, il est généralement préférable d’avoir des versions en format PDF ou Word à remplir par le client

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4 - Confirmer la réception des mails

Ne présumez jamais qu’un client a reçu votre mail. Comme dit précédemment, assurez-vous de cocher l’option « accusé de réception tous les courriels importants que vous envoyez.

Un coup de fil rapide peut également être une bonne idée, premièrement pour vérifier si le client a reçu tous les documents requis, mais aussi pour s’assurer que tout lui convient. En effet si vous êtes clair pour chaque étape du processus et soucieux des souhaits de votre client, il sera d’avantage serein.

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5 - Appeler le client

Je vous conseille d’appeler systématiquement le client quelques jours avant la séance, même s’il ne s’agit que d’un appel de courtoisie pour lui dire : « Toujours d’accord pour samedi ? » Il s’agit là, d’être rassurant pour le client,  il sait que vous vous présenterez le jour même et que vous savez exactement ce qu’il faut faire et quand le faire. C’est également une excellente façon de passer en revue les idées de dernière minute et tous les autres petits détails qui doivent être soulevés.

S’il s’agit d’un séance de mariage, le client aura probablement de nouvelles idées de ce qu’il veut, par rapport aux premières exigences énoncées. Qu’il s’agisse de poses, d’accessoires, de lieux, vous devez absolument tout noter. Ainsi vous gagnerez du temps le jour de la prise de vue, et vous serez préparé. 

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6 - être prêt le jour j

Jusqu’à présent, tout devrait être en place et recensé pour une bon shooting, alors c’est maintenant au tour de la création. 

Avoir accès à votre agenda sur votre téléphone vous permettra de voir toutes les images dont vous avez besoin pour couvrir la séance, ainsi que tous les autres détails et le planning général de la journée.

Prenez quelques minutes pour passer en revue tout ce dont vous avez besoin durant cette journée, cela peut vous éviter beaucoup d’embarras par la suite. Assurez-vous d’avoir tout ce qu’il vous faut, que ce soit le kit nécessaire, l’éclairage, l’ordre du jour, pour vous assurer d’avoir LA photo indispensable de la mariée avec la cousine perdue de vue depuis 10 ans…

7 - backup photo

Une fois que vous avez toutes ces précieuses images, il est temps de faire des copies de sauvegarde. Comme toutes les autres données sur votre ordinateur, l’idéal est d’avoir des copies de sauvegarde à plusieurs endroits. Une option est une copie sur un disque dur et l’autre sous forme de sauvegarde en ligne. Le stockage sur le cloud est encore relativement coûteux par téraoctet, par rapport aux disques durs équivalents. Par conséquent, vous pouvez sauvegarder vos images les plus précieuses en ligne si nécessaire, mais avoir deux disques durs est tout aussi bon. Les disques durs à l’état solide sont robustes et, personnellement, sont préférables au stockage en ligne, surtout si vous avez une bibliothèque qui s’exécute sur plusieurs téraoctets.

Il y a toujours un risque de panne sur ses disques durs dans l’avenir. Néanmoins, c’était peut-être un problème dans le passé, de nos jours  les disques durs sont beaucoup plus robustes. Une tranquillité d’esprit de deux sauvegardes locales signifie aussi une sauvegarde plus rapide. Le seul inconvénient de cette solution est que vous n’aurez accès à vos images de nulle part. Mais, vous pouvez installer un accès à distance pour votre client pour accéder à tous les fichiers.

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8 - retoucher les photos

Cette partie du processus peut être l’une des plus agréables, si vous aimez le post-traitement. Quelques ajustements de l’exposition, de la balance des blancs et/ou du recadrage peuvent faire des merveilles à une image. C’est à ce stade que toutes les images sont au bon format pour le client et les réglages sont optimales pour l’impression. Toute exigence particulière du client documentée dans vos formulaires précédents doit être prise en compte. Exemple, créer des copies en noir et blanc ou avec des recadrage carré pour Instagram.

J’ajoute toujours quelques prises de vue en alternance sur une image, mais ce n’est pas essentiel. Le fait de fournir quelques versions en noir et blanc, avec contraste élevé, peut donner l’impression au client que vous avez essayé ce petit plus.

9 - Découvrir les photos

Les clients auront toujours de grandes attentes pour leurs images. En fonction du temps écoulé, entre la date de prise de vue et la livraison des images, vous pouvez poster quelques images de prévisualisation. Même si c’est juste pour aiguiser leur appétit. S’il s’agit d’un tournage de mariage, je posterai quelques images qui s’étaleront tout au long de la journée. Pas les meilleurs, mais presque les meilleurs. De cette façon, le client est d’abord impressionné par la qualité de vos images, mais lorsqu’il reçoit le lot complet d’images, il est encore plus impressionné, je l’espère.

Selon l’endroit où vous téléchargez les images de prévisualisation, assurez-vous qu’elles sont téléchargées dans le format d’image ou le rognage requis par chaque site Web. De nombreuses plateformes de médias sociaux devraient énumérer les dimensions nécessaires pour leurs images en ligne, dans leurs fichiers d’aide. Cela vaut toujours la peine de vérifier cette fonction car les images comme les portraits peuvent facilement paraître étirés lorsqu’elles ne sont pas correctement proportionnées.

10 - Envoyer ses remerciements

Il est primordial d’avoir l’esprit ouvert avec le client pour les prochaines étapes du processus et l’envoi de notes de remerciement et de documents de suivi est une bonne façon de procéder. Si vous faites ces copies papier, avec votre propre marque et même des touches personnelles, c’est plus mémorable. Des choses simples comme les enveloppes colorées et le papier font la différence, même le papier fait à la main et signé au stylo plume se démarque.

C’est aussi l’occasion d’organiser la consultation de commande et de discuter des possibilités de travaux futurs.

11 - Commander le photo book

Le photo book est un recueil de vos photos sur papier pour une présentation, lors d’un rendez-vous client. C’est assez facile de faire un livre photo avec le module Adobe Lightroom Book. Il existe également d’autres logiciels tiers, que vous pouvez acheter et produire des livres d’épreuves, mais ce sont généralement les options les moins chères et comptent sur vous pour imprimer et produire le livre final.

Cela coûtera plus cher, mais des entreprises tierces peuvent produire des books photos qui non seulement auront l’air professionnels, mais qui vous donneront aussi un choix de papiers et de nombreuses autres options pour vous aider à faire ressortir votre book photo. Au début, cela vous paraîtra plus cher, mais vous devriez tenir compte de ce coût pour le reste du shooting et, nous l’espérons, pour vos commandes d’impression.

Avoir un book photo professionnel est également utile, si vous avez besoin de montrer rapidement votre travail photo à un nouveau client potentiel. L’impression d’un livre est un gain de temps considérable.

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12 - recontacter le client

L’étape suivante consiste à reprendre contact avec le client dans les prochains jours pour obtenir des informations sur les images de prévisualisation et planifier la consultation pour la commande. A partir de maintenant, vous devez être photographe, comptable et commercial.

Vous montrer et discuter des images en prévisualisation, ce qui devrait ensuite conduire à la commande. « Vous voulez en voir plus ? Bien sûr que si… »

Envoyez un email au client et faites un suivi par un rapide appel. Si vous obtenez une réponse rapide et positive, alors vous pouvez sauter l’étape de l’appel.

13 - Rencontrer le client

Le rendez-vous, pour passer la commande, ne doit pas être une argumentation de vente ferme. Il devrait s’agir d’exciter le client à propos des images et de la façon dont elles vont être encore plus fantastiques en version imprimée. C’est aussi une bonne idée d’expliquer pourquoi obtenir des impressions de qualité de votre part est la meilleure option. Informez le client des différents types de papier, des couleurs précises et de toutes les façons qui amélioreront l’apparence de ses images plutôt que de les faire imprimer sur le papier qu’on lui donnera.

Bien qu’il ne s’agisse pas d’un processus difficile, vous devez quand même penser à faire de la vente incitative. S’ils commandent un certain nombre de tirages 10×8, vous pouvez peut-être leur offrir un tirage en gros caractères gratuitement. Pour chaque toile qu’ils commandent, ils peuvent en obtenir deux pour le prix d’une. Les offres dépendront de chaque client individuel. Certains clients peuvent ne vouloir que certaines images et pas plus.

14 - proposer les impressions papiers

C’est ici que vous devez vous assurer d’obtenir tous les détails concernant les images à imprimer, les types de papier, les formats et tout autre élément requis par le client. Si c’est votre première fois et que vous n’êtes pas sûr du processus, renseignez-vous sur les informations dont votre imprimeur a besoin avant la consultation de commande et cela vous dictera la façon dont vous prendrez la commande du client. Une fois que vous avez terminé ce processus, il suffit de rincer et de répéter chaque fois.

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15 - Emballer et livrer

Cela peut être la partie la plus ennuyeuse du processus, mais tout aussi importante que n’importe quelle autre partie. Cela peut également prendre beaucoup de temps, et les processus doivent être automatisés autant que possible. Ayez toujours plus d’emballages que vous n’en avez besoin. Papier, enveloppes, timbres, étiquettes, bons de livraison – tout est prêt pour être immédiatement à portée de main.

Il est plus efficace d’effectuer plusieurs fois la même tâche que de passer d’une tâche à l’autre lorsque l’on essaie de terminer un projet. En d’autres termes, faites toutes vos impressions, puis tout votre emballage, puis l’étiquetage. Cela devrait, espérons-le, réduire le temps passé à l’emballage et à la livraison.

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Pour finir

La plupart des points soulignés ici se résument à un processus. Un ensemble de procédures que vous pouvez suivre à maintes reprises et à long terme, savoir où apporter des modifications en fonction de chaque client. Documenter la procédure, ajouter des notes sous chaque étape, puis en imprimer une copie et la coller sur le mur pour consultation rapide.

Lorsque vous suivez toutes les étapes étape par étape, après quelques temps, le processus commence à devenir automatique et c’est l’objectif final. Au début, il peut sembler difficile d’établir toutes les procédures et les ressources nécessaires pour chaque étape, mais une fois en place et régulièrement mis en pratique, le processus vous rendra la vie plus efficace et vous fera gagner beaucoup de temps.

Cet article est traduit en français depuis le site Phlearn.

David Ashton

Photographe mariage

David a commencé comme un jeune enfant en jouant avec un appareil photo Werra mat, puis a progressé dans l’ère numérique aimant tout des événements, de l’action, des mariages et des visites virtuelles.